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1. Projektmanagement

1.1 Onboarding neues Projekt

Der Projektmanager bekommt das Projekt nach erfolgreicher Akquise (Vertrag wurde unterzeichnet oder das Angebot bestätigt) von der Geschäftsführung übertragen. Ab diesem Zeitpunkt obliegt ihm die volle Verantwortung für die Organisation, Verwaltung und Steuerung des Projektes. Für die Installation neuer Projekte existiert eine Checkliste (Projektplan Onboarding), welche als Arbeitsgrundlage dient.

Hinweis: Diese Checkliste dient allen Beteiligten als Arbeitsgrundlage und enthält demnach auch Informationen zu Aufgaben der anderen Beteiligten und ist somit umfangreicher als die nachfolgende Auflistung der Tätigkeiten, welche ausschließlich den Projektmanager betreffen.  Im Hinblick auf die gemeinsame Nutzung und Pflege dieser Checkliste wird von der Zentrale ein Projektordner bei Teams angelegt. Darin wird die Checkliste hinterlegt, sodass alle Beteiligte daran arbeiten können. Eine aktive Pflege dieser interaktiven Liste ist verpflichtend für alle Beteiligten. Darüber hinaus werden von der Zentrale die jeweiligen Zugangsberechtigungen eingeräumt.

Nachfolgend eine Auflistung der wichtigsten Angelegenheiten. Die Details finden sich in der Onboarding-Checkliste im Sheet “Notizen”.

Organisatorische
Rahmenbedingungen
Verantwortlicher Vorlage
Örtliche Besonderheit klären
Projektmanager
Fact Sheet anfertigen
Projektmanager
Personal Verantwortlicher Vorlage
Personaleinarbeitung organisieren
Projektmanager + Personalabteilung
Mitarbeitereintritt organisieren
Projektmanager + Personalabteilung
Schichtplanung
Projektmanager + Personalabteilung
Infoblatt für Vertretungen anfertigen
Projektmanager
Busorganisation Verantwortlicher Vorlage
Fahrplan erstellen
Projektmanager
Haltestellen klären
Projektmanager
Parken bei Schichtende klären
Projektmanager
Schlüsselablage klären
Projektmanager
Tankmöglichkeiten klären
Projektmanager

Zugang Internet klären

Projektmanager
Kontaktliste erstellen
Projektmanager
Raumorganisation Verantwortlicher Vorlage
Schlüsselablage, Ersatzschlüssel
Projektmanager
Internet, Telefon
Projektmanager
Verantwortung Sauberkeit
Projektmanager
Ausstattung klären: Schränke, Schreibtisch etc.
Projektmanager
Kontaktliste anlegen
(Ansprechpartner beim Kunden)
Projektmanager
Raum einrichten
Projektmanager
Marketing Verantwortlicher Vorlage
Anmeldeprozesse klären
Projektmanager
Genehmigung für Erstellung einer Landingpage einholen
Projektmanager
Daten für die Landingpage zusammenstellen und an Zentrale liefern
Projektmanager
Inhalte gemäß Muster-Landingpage zusammenstellen
Marketingplan entwerfen
Projektmanager
Marketingmaterial bei der Zentrale in Auftrag geben
Projektmanager
Zusammenarbeit mit Kassen organisieren
Projektmanager
Einsammlung von Testimonials klären
Projektmanager
Google Rezension abklären
Projektmanager
BGM-Infoveranstaltung für Trainerteam klären
Projektmanager
Abrechnung Verantwortlicher Vorlage
Eigenanteil MA organisieren
Projektmanager
Technische Einrichtung Verantwortlicher Vorlage
Premiumplaner einrichten
Projektmanager + Kevin Schweizer
Reportingsheet erstellen
Projektmanager

Organisation Kassenbuchübermittlung

Projektmanager
Testing Verantwortlicher Vorlage
Testingzeiten planen
Projektmanager
Testinggeräte organisieren
Projektmanager
Versand/Anlieferung der Testinggeräte klären
Projektmanager
Organisation Evaluierung, Gesundheitsfragebogen
Projektmanager
Technische Funktionsfähigkeit überprüfen
Projektmanager
Checkliste anlegen für den Überblick der Teilnahmen am Testing
Projektmanager
Organisation Retesting
Projektmanager

1.2 Jahresplanung

Für die Jahresplanung existiert eine Vorlage, über die Aktionen und Termine, wie Testing, spezielle Marketingkampagnen, Schließzeiten etc. geplant und eingetragen werden. Für die Planung sind die Hinweise im Infosheet der Excelvorlage zu berücksichtigen.

Im November erarbeitet der Projektmanager einen ersten Entwurf und hält dazu Rücksprache mit der Zentrale. Nach Freigabe durch die Zentrale erfolgt die Übermittlung und Rücksprache mit dem Kunden durch den Projektmanager.

Das finale Dokument Jahresplanung ist folgendermaßen abzulegen:

  • im internen Teams-Ordner
  • per Mail an stephanie.zug@trainingsinsel.com
  • die Testingszeiträume sind im Outlook-Kalender “Projekte” einzutragen, um die Verwendung der Testinggeräte abzustimmen
  • für mehr Präsenz im Arbeitsalltag kann der Jahresplan zusätzlich in einen eigenen Outlook-Kalender übertragen werden

 

Bei der Planung der Marketingaktionen sollte zwingend die Marketingmatrix (Dokument hinterlegen) Anwendung finden und in Rücksprache mit dem Kunden individualisiert werden.

Die finale Version der Marketingmatrix sollte im internen Teams-Ordner hinterlegt und eine Kopie an stephanie.zug@trainingsinsel.com gesendet werden.

1.3 Laufende Aufgaben

Wöchentliche Aufgaben
Schichtabdeckung sicherstellen und Vertretungsübersicht + FragPaul aktualisieren
Teilnahme am Montagsmeeting
Aktuellen Stand bei Teams pflegen
Monatliche Aufgaben
Jour fixe mit Unternehmensansprechpartner
Aktualisierung der Dokumente bei Teams (FactSheet, Vertretungsblatt etc.)
Stundenzettel des Teams kontrollieren
Teammeeting durchführen
Reporting erstellen
Vierteljährliche - jährliche Aufgaben
Jahresplan im November mit dem Unternehmen festlegen
Marketingaktionen planen, organisieren und evaluieren
Schließzeiten über die Sommerferien und den Jahreswechsel abklären und ans Team weitergeben
Testing organisieren (1x pro Jahr)
Teilnehmerbefragung organisieren (1x pro Jahr)
Mitarbeitergespräche führen (mind. 2x im pro Jahr)
Mitarbeitercontrolling durchführen (1x im pro Jahr)
Raumordnung überprüfen (2x pro Jahr)
Neue Trainer*innen einarbeiten

2. Personalmanagement

2.1 Onboarding Trainer im Projekt

Für den Onboarding-Prozess existiert eine Einarbeitungsvorlage. Diese soll für jeden neuen Mitarbeiter angelegt, entsprechend gepflegt und im internen Teamsordner für die übergreifende Zusammenarbeit mit der Zentrale hinterlegt werden.

Die Onboarding-Phase startet nach dem erfolgreichen ersten Gespräch der Zentrale mit dem Bewerber. Damit beide Seiten sich ein besseres Bild über eine mögliche Zusammenarbeit machen können, findet vor der endgültigen Entscheidung eine Hospitation im Projekt statt. Ziel der Hospitation ist es, dem Bewerber einen Einblick in den Arbeitsalltag der Trainingsinsel zu geben. Der Bewerber sollte bei der Hospitation möglichst bereits 2, 3 Trainingstermine selbst übernehmen, um ein Bild über die Trainingsanleitung und den Kundenumgang zu erhalten.

2.2 Teamführung

3. Teilnehmermanagement

3.1 Teilnehmergewinnung

3.2 Onboarding Teilnehmer

3.3 Service Teilnehmer

  • Geburtstagskarten, -gruß, -email, -anruf: Planung obliegt dem PM, Organisation läuft über Trainer
  • Weihnachtskarten/-geschenke und Adventskalender: Infos kommen jeweils im November von der Zentrale
  • Belohnungen für regelmäßige Teilnahme oder erreichtes Ziel: In Anlehnung an eine bestimmte Anzahl an Teilnahmen oder ggf. an erreichte Ziele (Abnehmen…etc.) nach Rücksprache mit Zentrale eine Belohnung an den Teilnehmer ausgeben, z.B. Minibänder, Therabänder, Neurostick, Sonnenbrillen, Schlauchschal…etc.
  • Zufriedenheitsfragebogen + subjektive Fragen zum Befinden: beim Pilotprojekt 1 Monat vor dem Ausgangstesting durchführen, beim laufenden Projekt im Idealfall in Verbindung mit dem Retesting. Vorab Tablets organisieren, damit die Umfrage direkt darüber stattfinden kann. Außerdem vorab mit Kunden den Fragebogen besprechen und ggf. ergänzen. (Vorlage hinterlegen)
  • Nachtelefonieren: Telefonliste
  • Gute Besserungsmail mit neuer Terminvereinbarung
  • Challenges: Infos erfolgen von der Zentrale
  • in Planung: Kompassgespräch mit jedem Teilnehmer führen (3 x mal pro Jahr). Dies übernimmt der jeweilige Trainer. Jeder Trainer erstellt eine grobe Zusammenfassung der Haupttreiber (siehe Trainingssoftware) und meldet dies am Ende des Jahres an den PM. PM kann damit die Monatsthemen fürs darauffolgende Jahr steuern/anpassen.

4. Kommunikationsmanagement

4.1 Kundenkommunikation

  • Regelmäßige Kommunikation mit dem Ansprechpartner des Unternehmens (Kunden).
  • Teilnahme an Jour Fixes (Turnus: 1 x pro Monat / Inhalt grob umreißen und stichpunktartig vorgeben.
  • Bei Bedarf Erstellung und Lieferung der Teilnahmezahlen (Auslastung).
  • Besprechung Jahresplanung
  • Vorstellung neuer Ideen / Konzepte / Produkte, die aus der Zentrale stammen

4.2 Kommunikation mit der Zentrale

 

Es ist wichtig, dass die Zentrale über den aktuellen Stand und besondere Vorkommnisse im Projekt informiert ist. Dafür existieren mehrere Kommunikationskanäle. Im Speziellen dienen der Teams-Ordner, das Montagsmeeting sowie Telefon und E-Mail als Kommunikationstools.

4.3 Kommunikation untereinander

  • Erfahrungsaustausch auf PM-Ebene im viertel- bis halbjährlichen Rhythmus. Organisation und Leitung erfolgt durch Stephanie Zug.
  • Kommunikation der PM untereinander (Teams, Telefon, Email)
  • regelmäßige Meetings (quartalsweise, verknüpft mit einem Weiterbildungsthema / Idee: PM schulen sich gegenseitig / Organisation und Einladung erfolgt durch Stephanie Zug)
  • PM – Treffen (Jahresveranstaltung / Inhaltliche Konzeption sowie Organisation erfolgt durch Stephanie Zug und Marcel Hein)

5. Training & Testing

  • Trainings- und Testingablauf: Trainerhandbuch
  • Organisation Testings: Verfügbarkeit + Versand der Testinggeräte in der Zentralte abfragen, Anpassung der Slots im Terminierungsssystem, Marketingmöglichkeiten mit Unternehmen klären (Plakate, Aufsteller, Newsletter, Intranet etc.), Marketingmaterialien organisieren und bestellen, Einweisung der Trainer, Hardware (Drucker funktioniert, Druckerpapier, Füllstand Patronen) checken, Teilnahme-Checkliste anfertigen, (Checkliste Organisation Testing nutzen)
  • Raumordnung (Checkliste?) (Ansehnlichkeit des Raumes auf dem Schirm behalten, müssen Wände mal wieder geweißt werden, Arbeitskleidung verschlissen?, …etc.) Externe PM sollten zweimal im Jahr aktuelle Bilder von den Trainingsräumen anfordern bzw. den Raumzustand per Videocall beurteilen.
  • Putzplan
  • 3-Monatsthemen / Aktive Pause / Linienfit
  • Kurse (Training in der Freizeit)
  • Pflege der Trainingssoftware (Dokumentation der jeweiligen Trainingseinheiten regelmäßig prüfen)
  • Erfassung der Teilnahmen
  • Nachtelefonieren bei Nichterscheinen zum Termin
  • Nachtelefonieren bei längerer Abwesenheit (zwei Monate nicht zum Training erschienen): Telefonliste
  • Verkauf von Materialien (Blackroll, Theraband, Minibänder, Blackroll-Ball…etc.)
  • Kassenbuch führen
  • Schichtübergabe von Trainer zu Trainer organisieren

6. Kennzahlenmanagement

Trainercontrolling:

Kontrolle der regelmäßigen Dokumentation in der Trainingssoftware

Reporting

Das Reporting muss 1x im Monat (am Ende) an Marcel geschickt werden. Inhalte sollten alle Vorkommnisse des Monats enthalten. Vor allem externe PM sollten sich hierfür einmal pro Monat das Feedback bzw. aktuelle Infos von Ihren Trainern anfordern.

z.B.

  • Verspätungen/Krankmeldungen der Mitarbeiter
  • Ausfälle von Schichten, PTs oder Kursen
  • Kommunikation mit dem Kunden
  • Kommunikation mit Teilnehmer
  • Problemfälle
  • Besonderheiten im Training
  • Training in der Freizeit
  • Zahlen des Monats

o   Teilnehmer pro Schicht

o   Teilnehmer gesamt

o   Training in der Freizeit – Kunden (Teilnahmen)

o   Nachtelefonieren

o   Trainingspläne ausgeteilt

o   5+5 Teilnahmen

Statistik Teilnahme pro Schicht und Raum + Schlussfolgerung, welche Schicht überhaupt nicht mehr nötig sind, wo vielleicht mehr nötig sind.